Les 5 modèles de comptabilité de tournée DSD, de bout en bout

Demandez à une boulangerie industrielle en DSD comment ses propriétaires-exploitants sont payés et vous obtiendrez cinq réponses différentes — parfois de la même entreprise, à propos de la même tournée, le même jour. Une enseigne facturée en central, une épicerie de quartier qui paie le chauffeur en espèces, un traiteur en achat-revente, un supermarché en dépôt-vente, une grande surface au paiement au scan. Ce ne sont pas cinq types d’entreprises ; ce sont cinq types de comptes. Cet article parcourt chaque modèle de bout en bout — paramétrage de la tournée, commande client, livraison, facturation, rapprochement hebdomadaire et comptabilisation — et montre comment notre plateforme les fait tourner tous les cinq à la fois, compte par compte, sur un seul relevé hebdomadaire.

Si vous cherchez le fond du sujet — pourquoi les relevés de règlement existent et quelles lignes ils portent — commencez par Relevés de règlement DSD : la comptabilité des distributeurs. Cet article-ci en est le pendant opérationnel : ce qui se passe réellement, étape par étape, dans chaque modèle.

Le socle commun : tournée, commande, livraison

Tous les modèles démarrent de la même façon, parce que le travail physique est identique — seul l’argent diffère.

• Le propriétaire-exploitant est une partie à part entière. Un distributeur indépendant est créé avec son taux de commission ou son écart, ses frais hebdomadaires (terminal, entrepôt, assurance, location du véhicule) et, le cas échéant, un prêt de tournée qui se rembourse sur chaque relevé. Le distributeur détient financièrement une ou plusieurs tournées — indépendamment de qui les conduit, puisque les distributeurs embauchent leurs propres chauffeurs.
• Chaque compte porte son propre modèle. Chaque point de vente de la tournée est marqué compte facturé, espèces, achat-revente, dépôt-vente ou paiement au scan — avec, si besoin, un taux propre au compte. Une même tournée les mélange librement.
• La prise de commande et la livraison ne changent pas. Les clients commandent sur le portail de commande (ou les commandes récurrentes se génèrent la nuit), le chauffeur prépare et effectue sa tournée, puis valide chaque livraison. À cet instant, la plateforme fige le distributeur auquel la livraison appartient — et c’est là que les modèles divergent.

Modèle 1 — Comptes facturés (facturation centralisée)

Le classique « compte maison ». Le client est facturé par l’industriel, le paie, et le distributeur touche une commission sur le relevé hebdomadaire. C’est le modèle par défaut de tout compte.

• Livraison → dès que le chauffeur valide la livraison, une facture se génère automatiquement — de façon atomique avec la livraison, selon les conditions de règlement propres au compte (15 jours, 30 jours, comptant). Aucune ressaisie, aucun traitement de fin de journée.
• Créances clients → la facture rejoint les créances clients de l’industriel — balance âgée, relances, encaissements — et le portail du client. L’industriel porte la créance et en fait l’avance : le distributeur est payé à son relevé, que l’enseigne ait réglé ou non.
• Relevé hebdomadaire → le moteur agrège les factures de la semaine par compte et crédite au distributeur sa commission sur le brut, puis reprend la commission sur les avoirs invendus et casse au même taux — ligne par ligne, pour que chaque retour reste visible.

Exemple chiffré à un taux de 19,3 % : 6 000 $ livrés et facturés, 100 $ d’avoir pour invendus → le relevé affiche 1 158,00 $ de commission et une reprise sur invendus de −19,30 $. Le distributeur gagne 1 138,70 $ sur ce compte, avant frais et échéance du véhicule.

Modèle 2 — Comptes espèces (le distributeur encaisse à la livraison)

Les petits indépendants — traiteurs, épiceries de quartier, supérettes — paient le chauffeur directement. L’industriel ne les facture jamais ; le distributeur porte cette créance et son risque d’impayé. La vraie question est de savoir ce qui, le cas échéant, apparaît sur le relevé hebdomadaire. Le métier connaît deux réponses également légitimes, et la plateforme gère les deux, compte par compte :

• Hors relevé (la variante des industriels à la commission) : l’argent encaissé à la livraison ne touche jamais le relevé. Le distributeur garde ce qu’il encaisse, et l’économie de l’industriel tient dans le prix de gros. Rien à rapprocher.
• Débit du prix de gros (la variante achat-revente, façon Bimbo) : le relevé débite au distributeur la valeur en gros des produits livrés à ses comptes espèces dans la semaine — le prix public moins son écart, net des retours. L’argent encaissé à la livraison couvre le débit ; la différence est sa marge.

Exemple chiffré (débit du prix de gros, écart de 19,3 %) : 1 000 $ de produits livrés aux comptes espèces, 100 $ repris → le relevé débite 726,30 $. Si le distributeur a encaissé les 900 $ à la livraison, il a dégagé 173,70 $ sur ces points de vente.

Modèle 3 — Achat-revente (un écart sur le prix public)

Le modèle historique des grands groupes : le distributeur achète en pratique le produit avec une remise sur le prix public et le revend, mais les enseignes continuent de payer l’industriel en central. Le relevé se lit comme un livre d’achats plutôt que comme un état de commissions — et aboutit exactement à la même économie.

• Livraison et créances → identiques aux comptes facturés : facture à la livraison, encaissement centralisé par l’industriel.
• Relevé hebdomadaire → compte par compte, le moteur crédite l’intégralité du prix public encaissé pour le compte du distributeur, déduit les retours au prix public plein, puis débite le prix de gros — calculé comme le net public multiplié par un moins l’écart. L’écart est le même champ de taux que celui du modèle à la commission : basculer un compte d’une présentation à l’autre ne change jamais la rémunération de personne par surprise.

Exemple chiffré (écart de 19,3 %) : 6 000 $ de prix public livrés, 150 $ d’avoirs → produit +6 000 $, avoirs −150 $, prix de gros −4 720,95 $. Net pour le distributeur : 1 129,05 $ — exactement l’écart sur les ventes nettes, détaillé comme un opérateur en achat-revente s’attend à le lire.

Modèles 4 et 5 — Dépôt-vente et paiement au scan (SBT)

Dans les deux cas, l’industriel reste propriétaire du produit après le départ du camion. La livraison est un mouvement de stock, pas une vente : le revenu naît quand le produit se vend — un comptage en magasin pour le dépôt-vente, un passage en caisse pour le paiement au scan. La plateforme ne facture donc délibérément pas ces comptes à la livraison. L’événement de revenu de la semaine est un relevé de ventes :

• Saisie manuelle — la réalité de la plupart des boulangeries régionales : l’exploitant appelle pour dire que « les dépôts-ventes de la tournée 4 ont fait 845 $ cette semaine, dont 42 $ d’invendus », et le bureau le saisit. Trente secondes par compte.
• Import CSV — le relevé hebdomadaire d’une enseigne ou d’une chambre de compensation se charge en une fois, avec validation ligne à ligne (un nom de compte mal orthographié fait échouer sa ligne, pas le fichier).
• Prêt pour l’EDI 852 — les flux de données de caisse arrivent dans le même circuit dès qu’une enseigne les impose ; le modèle de données porte déjà les champs de source et de référence.

La suite dépend de qui facture. Pour les comptes facturés par l’industriel, enregistrer le relevé génère immédiatement la facture client — datée du jour du relevé, aux conditions de règlement du compte, les avoirs déclarés en lignes de crédit signées. Le revenu est reconnu à la vente réelle, ce qui est précisément la façon dont le paiement au scan doit se comptabiliser. Pour les comptes encaissés par le distributeur, aucune facture — le relevé est informatif et le compte se comporte comme un compte espèces (débit optionnel du prix de gros compris). Dans les deux cas, le relevé atterrit sur le règlement de la semaine : commission sur le brut déclaré, reprise sur les avoirs déclarés, chaque ligne traçable jusqu’au relevé exact dont elle provient.

Exemple chiffré (facturé par l’industriel, 19,3 %) : un relevé de 845 $ vendus / 42 $ d’avoirs crée une facture de 803 $ au magasin et porte 163,09 $ − 8,11 $ = 154,98 $ de commission sur le relevé du distributeur. Les produits invendus n’ont tout simplement jamais été facturés — l’industriel porte la démarque par construction, ce qui est tout l’objet du dépôt-vente.

Une tournée, un relevé

Voici ce qui met les tableurs en échec : le mardi d’un même exploitant peut contenir les cinq modèles. Le relevé de règlement hebdomadaire solde le tout — plus les rétrofacturations, les remises promotionnelles, les frais hebdomadaires et l’échéance du prêt de tournée — en un seul montant signé, qui peut devenir négatif quand c’est le distributeur qui doit.

Le rapprochement et la comptabilisation

Chaque semaine, le moteur clôture la période par exploitant : il agrège l’activité de chaque modèle, consomme exactement une fois les rétrofacturations et relevés de ventes en attente, applique les frais et l’échéance du prêt, reporte tout solde négatif impayé et produit un brouillon. Le bureau vérifie, clôture (c’est là que les soldes de prêt bougent réellement) et enregistre le versement — chèque, virement, ou versement négatif quand l’exploitant doit. Celui-ci consulte chaque relevé clôturé, ligne par ligne, dans son propre espace, et les relevés clôturés de l’année constituent le total déclaré — pas un tableur reconstitué en janvier.

Au grand livre, la plateforme suit le traitement retenu par les grands groupes cotés : chiffre d’affaires client comptabilisé en brut, part de l’exploitant en charge de distribution, débits de prix de gros en récupération de coût des ventes, échéances de prêt de tournée en diminution des prêts aux distributeurs. Trois livres auxiliaires — créances clients, grand livre des règlements aux exploitants et encours de prêts — rapprochés par construction, parce que chaque chiffre du relevé remonte à la livraison, à la facture ou au relevé de ventes dont il provient.